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タスク管理の悩み改善(^-^)/

こんにちは、社会保険労務士・行政書士の前西原 清城です。

どんな仕事にも基本締めきりというものがあります。

我々士業の仕事は、この期限を守らないとご契約いただいている会社様に多大な迷惑をおかけしてしまうことがあります。特に私の事務所は助成金・補助金の申請が年間100件は優に超えます。助成金・補助金は申請期限を1分でも過ぎるとおじゃんです。

ですので、それぞれの業務のタスク管理・スケジュール管理というのは極めて重要となります。

タスク管理・期限・担当者の処理の進捗状況等々・・・こういったことを一元管理できるものはないものかと、ことあるごとに探しておりましたが、どうにもピンとくるものがありませんでした。

お一人様事務所の時は良かったのですが、新しいスタッフが入ったからには事務所内の情報の共有やタスク管理及び進捗状況等は非常に大事になってきます。

・タスク管理したい
・ガントチャートを作成したい
・タスクごとの担当者をわかるようにしたい
・アイデアが出たらどんどんタスクを追加したい
・期限を把握したい
・タスク管理ソフトを複数で使い、同じファイルを編集出来る
・それぞれが抱えている業務の進捗状況の確認等々

これらを一元管理できるものは無いのものか?

・サイボーズ
・キントーン
・Asana
・Trello
・Wrike
・Backlog
・Redmine

その他無料でお試し出来るおもにクラウドソフトを色々使ってみたのですが、どうも私には合わず・・・

合わないと言うよりは、私が使い込む時間が取れなくてどれも中途半端な検証しか出来なかったというのが実情なのですが・・・

ところで、マインドマップというのはご存じでしょうか?

ご存じの方も多いかと思いますが、何度かプチブームが来ては忘れされ、それを繰り返しているマインドマップ。これはトニー・ブザン(イギリスの著述家で、教育コンサルタント)が提唱したらしく、思考の表現方法で頭の中で考えていることを脳内に近い形で描き出すことで、記憶の整理や発想をしやすくするものです。

下記のように、最終的な目標を挙げ、それを達成するためには何をすればいいのか、とにかく思いつくまま書きだします。後から関連付けることも可能です。

(注)来年末までに私が35kg痩せるという目標を立てたというものではありません(笑)

マインドマップの作成ツールは無料のものから有料のものまでさまざまありますが、マインドマップソフトといえば『MindManager』が有名です。何を隠そう MindManager 使用歴は意外と長く、2007年に使い始めました。
2006年にブザン・ワールド・ジャパンが設立され、その代表が経営労務コンサルタントの神田昌典さんが紹介してマインドマップがブームになりました。そのブームに乗るべく私も使い始めたのが2007年でした。それ以来、中抜けもありましたが細々と使ってはいました。

ただ、『MindManager』は少々お値段が張るので、別のマインドマップ作製ソフトをしておりました。
その作成ソフトの利用更新が近づき、このまま使い続けるか迷っていたところ、マインドマネージャーがサブスクを始めたという情報をキャッチしました!

しかもそれまでのマインドマップソフトの料金と比べても価格差がほぼないんです!!!

迷うことなくMindManagerに切り替えました。

で、早速作成したのが、下記マインドマップです。

MindManagerの何が凄いって、先ほど挙げたこと、

・タスク管理したい
・ガントチャートを作成したい
・タスクごとの担当者をわかるようにしたい
・アイデアが出たらどんどんタスクを追加したい
・期限を把握したい
・タスク管理ソフトを複数で使い、同じファイルを編集出来る
・進捗状況の確認

これら、全部できるんです!!

期限を入れると自動でガントチャートが作成され、進捗率や、本日やるべきタスクの表示等々・・・

まぁー----------、かゆいところに手が届くとはこのこと。
神ソフトです!

ホタン一つでガントチャートも出来、他にも使い勝手が昔のに比べて格段に向上しておりました(;゚ロ゚)

新機能のほんの一部しかまだまだ把握しておりませんが、それでも十分私は満足しているので、これから少しずつ色んな便利機能を把握していこうと思います。それにしても久々に使ってみたら、テンプレートがかなり充実しています。前に使っていた時代はサラリーマンとして利用していたので、作成するマップが偏っていたのですが、今は士業なので複数の会社様、それも多岐にわたった業種の経営者や、一般の個人のお客様に接する仕事に変わりましたので、テンプレートの充実は非常に有り難いです。

下の画像のタイトルをクリックすると大きな画像に変わります。

業務での使えそうなテンプレートが盛りだくさん入っていますので客先提案資料作成に非常に役立つと思います。
今年は業務ソフト(台帳・Cells給与・うりあげ君)を始め、NASやプロジェクター(XGIMI Halo )等の業務で利用するハードやソフトを諸々導入したのですが、 MindManager は今年一番購入して良かったものです。(YouTubeあるあるみたいですが(-_-;))